podejmować większe lub mniejsze ryzyko, a projekt prowadzony przez dyrektora zawodów musi być koordynowany jako całość, czyli zintegrować wszystkie działy oraz przewidzieć niespodziewane okoliczności. TWORZENIE KONCEPCJI WYDARZENIA Każdy event zaczyna się od pomysłu, określenia popytu, analizy danej lokalizacji, budżetu oraz ramowego planu działania. Analiza tych kluczowych zagadnień pozwoli na wstępne opracowanie szczegółowego planu działania. Umiejętności i doświadczenie bywają pomocne w trakcie produkcji wydarzeń sportowych, jednak nie są gwarantem sukcesu, biorąc pod uwagę nieprzewidywalność wydarzeń sportowych. Każdy freelancer, agencja eventowa czy organizacja sportowa działa według własnego harmonogramu. Jest natomiast kilka wspólnych zagadnień, których nie powinno się pomijać przy pracy nad organizacją zawodów sportowych. Bardzo ważnym aspektem w początkowej fazie działań jest współpraca organizatora eventu z organem samorządowym. Wsparcie urzędu miasta z prezydentem na czele, burmistrza dzielnicy czy lokalnych władz jest obligatoryjne przy organizacji eventu na określonym terenie. Im krótszy czas na przygotowanie wydarzenia, tym istotniejsze relacje z lokalnymi władzami. Należy pamiętać, że wszystkie nasze nietypowe pomysły, uzgodnione ze zleceniodawcą, powinny uzyskać także akceptację władz danego terenu. Klient nie ma obowiązku bezpośredniej współpracy z jednostką samorządu terytorialnego. Ta kwestia zostaje po stronie wykonawcy projektu, który musi pamiętać, że owocna współpraca z Działem Promocji i Działem Sportu danego urzędu może wspomóc bardziej niż niejeden partner projektu. BUDOWANIE ZESPOŁU Po przeprowadzeniu wstępnego rozeznania i ustaleniu planu działań kolejny punkt organizacji eventu sportowego to budowanie zespołu. W przypadku wydarzeń sportowych warto postawić na zatrudnienie byłych sportowców, pasjonatów, juniorów, a w szczególności osób z branży. Zaufany, sprawdzony i doświadczony zespół jest niezastąpiony w przypadku nieszablonowych, dynamicznych działań, kiedy nie ma zbyt wiele czasu na analizę i pojawia się potrzeba szybkiej reakcji. Warto tu wspomnieć, że ponad połowę zespołu organizacyjnego tworzą wolontariusze. Przy evencie na skalę międzynarodową proces rekrutacyjny wolontariuszy należy rozpocząć możliwie wcześnie. Pamiętajmy, że każda dodatkowa pomoc przybliża nas do sukcesu. POZYSKIWANIE SPONSORA Sponsoring sportowy rozwija się nie tylko w Polsce, ale i na arenie międzynarodowej do tego stopnia, że stał się nieodzownym elementem każdego eventu sportowego. Sponsoring sportowy może przejawiać się jako: sponsor tytularny, sponsor główny, promotor, partner czy barter. Sponsorem może być każdy, ale nie każdy jest zainteresowany sponsoringiem, w tym sponsoringiem sportu. Na początkowym etapie poszukiwania sponsora należy sobie odpowiedzieć na pytanie: co mogę zaoferować sponsorowi, żeby moja propozycja była dla niego interesująca? W skrócie – co sponsor zyska dzięki tej współpracy i w jaki sposób będzie mógł zaprezentować swój brand? Dotyczy to nie tylko promocji w mediach i ekspozycji logotypu, ale także dodatkowych profitów. Sponsor inwestuje swoje pieniądze, a tym samym oczekuje zwrotu z inwestycji. Od razu można się domyśleć, że czym wyższa skala widowiska sportowego, tym większe pole do negocjacji. Koniecznie przed wysyłką zapytania ofertowego do branżowych potencjalnych sponsorów należy przedstawić szczegółowe portfolio wydarzenia i zawrzeć w nim Bardzo ważnym aspektem w początkowej fazie działań jest współpraca organizatora eventu z organem samorządowym. Wsparcie urzędu miasta z prezydentem na czele, burmistrza dzielnicy czy lokalnych władz jest obligatoryjne przy organizacji eventu na określonym terenie. Im krótszy czas na przygotowanie wydarzenia, tym istotniejsze relacje z lokalnymi władzami. Należy pamiętać, że wszystkie nasze nietypowe pomysły, uzgodnione ze zleceniodawcą, powinny uzyskać także akceptację władz danego terenu. Partner wydania: 9
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==