Motoryzacja, nowe technologie czy budownictwo. Bez względu na rodzaj eventu wiedza o jego uczestnikach jest kluczowa dla organizatorów – pomaga odpowiednio dopasować czas, zarezerwować miejsce spełniające wszystkie kryteria albo zadbać o agendę wydarzenia tak, by grono gości było lojalne z każdą kolejną edycją. Nad Wisłą rokrocznie organizuje się coraz więcej wydarzeń branżowych. Według raportu „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce 2018” tylko w roku ubiegłym odbyło się ich ponad 44 tys.1 Były to eventy o różnym profilu – od mniejszych wydarzeń korporacyjnych (poniżej 50 osób) po targi organizowane na dużych terenach wystawienniczych. Co za tym idzie rośnie również liczba uczestników wydarzeń skupiających grupy ludzi o różnych profilach zawodowych i rozmaitych zainteresowaniach. PROFIL UŻYTKOWNIKA Aby zebrać jak najwięcej informacji o odwiedzających, coraz częściej spotkać się można z rozbudowaną ankietą do wypełnienia w czasie rejestracji. Wiadomości dostarczane przez odwiedzających mówią już nie tylko o ich rolach i stanowiskach w organizacji, ale też o profilu firmy w kontekście danego wydarzenia. W przypadku imprez handlowo-usługowych, których w 2017 r. zorganizowano w naszym kraju zdecydowanie najwięcej2, sprecyzowanie, jaką część uczestników stanowią przedstawiciele sektora dostawców, a jaką potencjalnych klientów, wydaje się bardzo istotne. W obliczu ogromnej konkurencji konferencji i targów o podobnej tematyce informacje te wykorzystywane są przez organizatorów do zwiększenia atrakcyjności wydarzenia i jego poziomu merytorycznego. RUCH I ZACHOWANIE Coraz popularniejsze stają się różnego rodzaju aplikacje eventowe, których cel stanowi przede wszystkim zaangażowanie uczestników. Jedną z ich podstawowych funkcjonalności jest dostęp do agendy i powiadomienia, wysyłane przez organizatorów, dotyczące kolejnych jej punktów programu. Coraz częściej też aplikacje służą do oceny wystąpień prelegentów i nagradzania ich prelekcji. Technologia w czasie wydarzeń powoli staje się ich nieodzownym elementem. Podczas gdy większość menedżerów myśli o niej tylko w kontekście bezpośredniej poprawy zaangażowania uczestników, stosunkowo niewielu jeszcze planuje wykorzystać technologię w kontekście zbierania szerszych informacji dotyczących gości. Konkretnie: do badania ich ruchu i zachowania w czasie wydarzenia. Weryfikacja zachowania i poruszania się w czasie eventu pozwala na odpowiednie przygotowanie obiektu. Chodzi o optymalizację rozmieszczenia stałych punktów imprezy na podstawie danych z wcześniejszych edycji, a także m.in. dostosowywanie lokalizacji stoisk promocyjnych partnerów. Co ważne, uwiarygodni to ofertę event managera i podeprze ją twardymi danymi dotyczącymi liczby osób przemieszczających się w okolicy oferowanej przestrzeni oraz zagęszczeniem ruchu w porównaniu do innych miejsc. UCZESTNICY CHODZĄ WŁASNYMI ŚCIEŻKAMI... Obszarem do usprawnienia na bazie konkretnych liczb może być także ten związany z rejestracją uczestników. Niejednokrotnie długość kolejki do rejestracji w poszczególnych godzinach ma ogromny wpływ na dalszy przebieg eventu oraz zadowolenie uczestników. Optymalizacja długości kolejki w czasie kolejnych imprez na podstawie informacji o tym, jak przebiegała wcześniej, może mieć kluczowe znaczenie w przygotowaniach. Korzystanie z danych dostarczanych przez systemy analityki ruchu w czasie rzeczywistym pomoże również w rozładowywaniu kolejki na bieżąco. To, co bardzo często interesuje event managerów, związane jest nie tylko ze ściśle wyznaczonymi punktami, ale i z tym, co dzieje się w czasie, który oddajemy w ręce uczestników. W jaki sposób poruszają się po przestrzeni targowej? Które ścieżki najczęściej wybierają w czasie konferencji? Poznanie statystycznego sposobu poruszania się zwiedzających pozwala na lepsze rozplanowanie przestrzeni, wprowadzenie odpowiednich udogodnień czy eliminację wąskich gardeł. Niech wisienką na torcie w kontekście badania zachowania gości będzie poznanie ich preferencji w stosunku do wystąpień prelegentów. Wspomniane wcześniej aplikacje do oceniania poszczególnych prezentacji mogą nie dostarczać wiarygodnych informacji na temat tego, ile osób skorzystało z możliwości jej wysłuchania. Analiza tych danych pomoże nie tylko w weryfikacji zainteresowań uczestników, ale też w doborze prelegentów kolejnych eventów. WIEDZA O UCZESTNIKACH – KLUCZ DO PLANOWANIA I ZARZĄDZANIA EVENTEM Z artykułu dowiesz się: Jak za pomocą technologii możesz zbadać ruch i zachowanie swoich gości. Co najczęściej robią Twoi uczestnicy podczas czasu wolnego, który dostają na konferencji. Na co pozwalają organizatorowi specjalne Access Pointy i jakie są plusy i minusy ich wykorzystywania. Tekst: Aleksandra Nowak 1 Źródło: raport „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce”, https://download.pot.gov.pl/data/PDF/Raport-Przemysl-Spotkan-2018.pdf, s. 18. 2 Źródło: raport „Przemysł Spotkań...”, s. 19. Partner wydania: 46 TECHNOLOGIE I INNOWACJE
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==