poświęcenie i ciężką pracę z uśmiechem na twarzy, za którą stoi postawa miłości do drugiego człowieka oraz chęci pomocy mu. EX w tym kontekście nie ma barier wiekowych, chociaż większość tych osób to ludzie młodzi i młodzi dorośli. Sposób, w jaki do nich docieramy, jest bardzo prosty. Do tej pory wystarczały nam komunikaty o rekrutacji na naszej stronie internetowej oraz profilach social mediowych. Dlaczego? Ponieważ przez te wszystkie lata grupa zadowolonych wolontariuszy zaangażowanych w wydarzenie naturalnie rosła, a że była to grupa zadowolonych osób, to okazał się to najskuteczniejszy sposób promocji tej formy zaangażowania w EX. Ciekawi mnie, czy delegowanie zadań wolontariuszom może być trudne. W końcu nie podpisujecie z nimi żadnej umowy. Jakie jeszcze prace wykonują i jaka jest ich rola w procesie tworzenia eventu? Tak jak wspomniałem, wolontariat to właściwie całe nasze serce. Niektórzy mają poważniejsze i bardziej odpowiedzialne role, co wynika z ich umiejętności oraz chęci/możliwości większego poświęcenia, niż inni, a niektórzy pracują już na samym wydarzeniu. W tej pierwszej grupie delegowanie zadań może być utrudnione ze względu na to, że wiele z tych osób pracuje nad Exodusem „po godzinach”, czyli po swojej pracy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem dla efektywnej współpracy jest ciągłe podsycanie płomienia pasji i zaangażowania w tych ludziach. Każda z tych osób musi być w pełni świadoma wspólnej wizji, czyli najprościej mówiąc: powodu, dla którego to robimy (niezależnie od tego, jaki on jest, to on właśnie jednoczy), oraz efektu, jaki chcemy razem osiągnąć. Czasami w tej sytuacji wiele ustalonych terminów i deadline’ów niestety nie jest przestrzeganych. Ale należy zawsze pamiętać: nie znaczy to, że powinniśmy sobie odpuścić je całkowicie, bo to one mimo wszystko trzymają nas w ryzach i pokazują, ile jeszcze brakuje nam do osiągnięcia wymarzonego efektu organizacyjnego. Największym wyzwaniem w całej strukturze i zarządzaniu całą grupą wolontariuszy na samym wydarzeniu może być z pewnością ich liczba. Dlatego staramy się stale weryfikować całą konfigurację i sprawdzać, czy działa ona w rzeczywistości, czy tylko „na papierze”. Zarządzanie tak wieloma osobami jest możliwe jedynie poprzez sprawny podział odpowiedzialności. Ja mogę udać się z pewnymi problemami i pomysłami do moich szefów pionów, a oni potem dalej zaczną działać w tym temacie z koordynatorami, a ci z grupą organizatorów. Ważne jest, aby ten przepływ zadań i informacji przebiegał bez zakłóceń. Oczywiście nadal jest w tym temacie wiele do poprawy i usprawnienia, ale uspokaja mnie to, że dostrzegamy te miejsca, w których trzeba popracować. Jak komunikujecie się z całym zespołem przed wydarzeniem i w jego trakcie? Czy zdarza Wam się utrzymywać z wolontariuszami kontakt również po wydarzeniu? Jak najbardziej! Stawiamy na prostotę, dlatego głównie korzystamy z grupy na Facebooku, w której są wszyscy wolontariusze, którzy brali udział w Exodusie. Chociaż często tak dobrze się nam współpracuje z wieloma wolontariuszami, że ten kontakt staje się nawet bardziej Każdy wolontariusz musi mieć ukończone 16 lat, wstrzymać się od zażywania środków odurzających i palenia tytoniu podczas wydarzenia. Pierwszym etapem rejestracji jest wypełnienie aplikacji online. Drugi etap to rozmowa rekrutacyjna, która odbywa się przez Skype lub telefon. Poprzez taką rozmowę nasz sztab niesamowitych osób ma na celu: bezpośrednie poznanie kandydata, jego motywacji, nastawienia, zainteresowań oraz charakteru. Rozmowa głównie dotyczy informacji zawartych w wypełnionym formularzu, więc bez obaw. Zależy nam na tym, żeby każda osoba, która angażuje się w Exodus, wiedziała, dlaczego to robi i była gotowa robić to z uśmiechem. Fot. Tomasz Iwański Partner wydania: 30 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==