W czasie Festiwalu czy Finału nasz dział PR bardzo mocno się rozbudowuje i dzięki współpracy z wolontariuszami Pokojowego Patrolu tworzy profesjonalne Centrum Prasowe, w którego skład wchodzi Biuro Prasowe zajmujące się współpracą z mediami i dostarczaniem im niezbędnych materiałów, a także organizacją konferencji prasowych, oraz Redakcja Internetowa, której celem jest obsługa stron internetowych, komunikacja w social media, a także realizacja internetowych świadczeń dla naszych sponsorów. Ważną rolę w czasie wszystkich wydarzeń odgrywa też pracujący w ramach redakcji monitoring internetu i mediów, który pozwala kontrolować przekaz, a także identyfikować (a dzięki temu także rozwiązywać) potencjalne problemy, a nawet sytuacje kryzysowe. No właśnie. Każdy event masowy obarczony jest ryzykiem wystąpienia na nim sytuacji kryzysowych. Jak sobie z nimi radzicie? Jednym z najważniejszych elementów organizacji eventu jest przewidywanie tego, co może się wydarzyć. Rozpatrujemy wiele scenariuszy – również tych, które mogą wydawać się nierealne, ale przede wszystkim tych, które mogą negatywnie wpłynąć na osiągnięcie zakładanego przez nas celu. I choć nigdy nie będziemy w stanie wykreować wszystkich potencjalnych zagrożeń – staramy się przepracować jak najwięcej scenariuszy, żeby jak najbardziej zminimalizować ryzyko. Mamy też przygotowany pakiet dokumentów, które w przypadku problemów czy kryzysów mogą być przydatne, a także bardzo szczegółowo rozdzielone role i zadania w przypadku wystąpienia takiej sytuacji. Póki co ze wszystkimi problemami świetnie sobie radziliśmy i wierzę, że tak też będzie w przyszłości. Mam świadomość, że jest to efektem tego, jak gruntownie przygotowujemy się do każdego eventu. Dzięki ścisłej współpracy wszystkich naszych kluczowych działów ze sponsorami jesteśmy też w stałym kontakcie z działami PR naszych partnerów i w razie problemów możemy wspólnie podjąć odpowiednie działania. Przejdźmy na chwilę do przyjemności. Festiwal się powiódł, kolejny sukces, przekraczanie granic i rekordów. Wydarzenie się kończy, uczestnicy wyjeżdżają. Co potem? Musiałam dzwonić do Pana niemalże dwa dni „po”, by nie wyjechał Pan na upragniony urlop. Jak to wygląda? Specyfika naszej pracy jest taka, że przede wszystkim przygotowujemy dwa ekstremalnie duże wydarzenia – Finał WOŚP, w który angażują się przecież miliony Polaków, i Festiwal Pol’and’Rock, który odwiedza kilkaset tysięcy osób. W czasie przygotowań codziennie dostaję nawet 300 maili, a pewnie drugie tyle prowadzę rozmów telefonicznych. Kiedy dwa dni po evencie nikt nie dzwoni, a liczba maili nie przekracza kilkudziesięciu – muszę przyznać, że przez chwilę czuję się dziwnie. Jednak kilka dni później zaczynamy realizację kolejnych wydarzeń i praca zaczyna się na nowo… Co Pan czuje, organizując tak ogromne wydarzenia? Czy potrafi Pan przywołać jakiś najpiękniejszy moment, wspomnienie? Rozpiera mnie duma! Mam jednak świadomość, że niestety często poczucie dobrze wypełnionego zadania i okazywanie tego wiąże się z krytyką, a często nawet hejtem. A szkoda – uważam bowiem, że dobrymi praktykami i sukcesami należy się chwalić. To tylko sprawia, że możemy się od siebie uczyć nawzajem, mamy lepsze pomysły, a realizacje, które tworzymy dla naszych klientów czy sponsorów, są po prostu bardziej efektywne. Jestem na pewno dumny z tego, że nasze działania są doceniane przez branżę. Woodstockowe strefy marki Play, które współtworzyliśmy, zostały nagrodzone Brązowym Effie w 2017 r. w kategorii Brand Experience, Srebrnym Effie w 2013 r. w kategorii Promocja i miejsc, i wydarzeń oraz Sponsoring kultury i sportu, a także MP Power Awards za najlepszy projekt aktywnego outdooru w 2015 r. Z drugiej strony cieszę się, że produkowane przez nas programy są wciąż chętnie oglądane przez telewidzów. Relacje z ostatniego Finału na antenie TVN oglądało średnio 1,16 mln widzów (według Nielsen Audience Measurement). Co więcej – przynajmniej przez jedną minutę niemal 13 mln osób oglądało nasze programy na antenie jednej z trzech stacji wchodzących w skład grupy TVN! Z kolei 25. Finał znalazł na 18. miejscu w rankingu 50 najchętniej oglądanych programów rozrywkowych 2017 r. w grupie 4+. Takie wyniki nie mogą nie wywoływać uśmiechu na twarzy! Jednak do tych najprzyjemniejszych momentów związanych z organizacją eventów należy na pewno obserwowanie satysfakcji klientów, gdy ci widzą, jak dobrze czują i bawią się w naszych strefach uczestnicy. W końcu pozytywne doświadczenia końcowego odbiorcy są kluczowe dla nas wszystkich. Mamy to szczęście, że zarówno nasi klienci, jak i uczestnicy organizowanych przez nas wydarzeń są zadowoleni i dobrze się z nami bawią. Jerzy Owsiak i Jacek Stachera podczas Wielkiego Meczu WOŚP vs. TVN Partner wydania: 16 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==