Partner wydania: BŁĄD LUDZKI – BEZ INSTRUMENTÓW NIE ZAGRAJĄ Równie niebezpieczne jak niepojawienie się gwiazdy koncertu mogą być problemy z przewozem instrumentów. Cóż z tego, że solista, dyrygent i muzycy są już w Turcji, jeśli większość instrumentów, poza małymi, które są zabierane na pokład samolotu, utknęła na granicy? Przewóz instrumentów przez kraje spoza UE wymaga tzw. Karnetu ATA, wydawanego przez Krajową Izbę Gospodarczą. Ten międzynarodowy dokument umożliwia czasową odprawę celną instrumentów. Karnet zawiera tyle kart, przez ile krajów są przewożone instrumenty. Kilka lat temu wynajęta firma transportowa już w trakcie podróży zorientowała się, że w Karnecie jest za mało kart! Kierowcy musieli zmienić trasę tak, aby zminimalizować liczbę krajów, przez które przejeżdżali. Skutek był taki, że do Stambułu wjechali z kilkugodzinnym opóźnieniem, w apogeum korków. Instrumenty dotarły, ale próbę trzeba było przesunąć o 4 godziny. Nic wielkiego się nie stało, lecz w skrajnym scenariuszu błąd ludzki mógł spowodować nawet odwołanie koncertu. Od tamtego czasu na naszej checkliście mamy kolejny punkt. Domyślacie się jaki... A JEDNAK SIŁA WYŻSZA… Krzysztof Penderecki, uznawany za najwybitniejszego żyjącego polskiego kompozytora, czasem występuje w roli dyrygenta. Był jednym z większych nazwisk Szalonych Dni Muzyki w 2016 r. Niestety, w przeddzień festiwalu, kiedy bilety na koncert były dawno wyprzedane, z powodów zdrowotnych odwołał występ. Sytuacja kryzysowa, wymagająca natychmiastowego działania, dobrej komunikacji, sieci kontaktów i podejmowania szybkich decyzji. Staramy się nie odwoływać koncertów, więc naszym celem było znalezienie zastępstwa, co w tak krótkim czasie było karkołomne. Procedura wygląda tak: menedżer projektu informuje dyrektora instytucji o zaistniałej sytuacji. Spotykają się, robią burzę mózgów, wyciągają telefony i zaczynają dzwonić do agentów i artystów. W niebywale krótkim czasie nie tylko udało się zakontraktować dyrygenta, ale też uratować część programu. Dyrygent, który zgodził się wystąpić w zastępstwie, pół roku wcześniej nagrywał koncert na marimbę z tą samą solistką! Niestety pozostały repertuar musieliśmy zmienić na taki, który zna zarówno dyrygent, jak i orkiestra, bo była szansa tylko na krótką próbę. Zwykle do każdego występu muzycy skrupulatnie się przygotowują – najpierw samodzielnie, później już w całym składzie przez kilka dni wielogodzinnych prób. Kolejnym czynnikiem warunkującym wybór zastępczego repertuaru są zasoby naszej biblioteki nutowej, bo w działaniu z dnia na dzień nie ma czasu na procedurę wypożyczania nut. W sytuacji nagłej zmiany solisty lub dyrygenta niezbędna jest również opinia koncertmistrza i bibliotekarza orkiestry. Czasem jest za późno na szukanie zastępstwa. Pewnemu pianiście niedyspozycja przydarzyła się już w trakcie koncertu. Wówczas pozostaje się z tym pogodzić, skrócić koncert i przeprosić zawiedzioną publiczność. Koszty planu B, czyli trzymania w rezerwie innego solisty i dyrygenta, byłyby absurdalnie wysokie. MLEKO SIĘ ROZLAŁO. JAK WYJŚĆ Z TWARZĄ? O zmianach informujemy publiczność starannie przygotowanym komunikatem – zazwyczaj za pomocą mediów społecznościowych i na stronie internetowej eventu. Jeśli wiemy, że konkretne grupy osób wybierają się na dany koncert właśnie z powodu naszej gwiazdy, spróbujmy skontaktować się z nimi bezpośrednio. Krzysztofa Pendereckiego poprosiliśmy o napisanie listu do publiczności, w którym wyjaśnił powód swojej nieobecności. List odczytany na początku koncertu został przyjęty gorącymi brawami. Choć w każdym regulaminie festiwalu i koncertu zastrzegamy możliwość zmiany programu, kiedy już to się wydarzy, zawsze staramy się wyjść naprzeciw oczekiwaniom publiczności. Starannie dobieramy zastępczy repertuar i wykonawców. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczamy zwroty biletów lub proponujemy w zamian zaproszenia na inne wydarzenie. Dbamy o utrzymywanie dobrych i długotrwałych relacji z naszymi odbiorcami. Jeśli po koncercie pozostanie niesmak, mogą już do nas nie wrócić, prawda? Orkiestra Sinfonia Varsovia gra ponad 100 koncertów rocznie. Poza Szalonymi Dniami Muzyki niewielki zespół menedżerski organizuje kilka innych cykli i festiwali. Bez zarządzania ryzykiem nie podołalibyśmy tym zadaniom. NATALIA DACA // Marketing manager siedmiu polskich edycji największego na świecie festiwalu muzyki klasycznej La Folle Journée/Szalone Dni Muzyki. W Orkiestrze Sinfonia Varsovia odpowiada za komunikację marketingową wszystkich działań instytucji, w tym budowy nowej siedziby na Pradze-Południe. Współtwórczyni i manager pierwszej w Polsce Akademii dla najbardziej wybitnych absolwentów wyższych uczelni muzycznych, utworzonej przy Orkiestrze Sinfonia Varsovia w 2012 r. Zaangażowana w audience development i sieciowanie warszawskich instytucji kultury. Absolwentka studiów podyplomowych Szkoły Głównej Handlowej z zakresu Marketingu i Strategii Marketingowych oraz studiów dla Menedżerów Kultury, obu ukończonych z wyróżnieniem. Z pierwszego wykształcenia i pasji, skrzypaczka, absolwentka Akademii Muzycznej w Bydgoszczy w klasie skrzypiec. Zanim oddała się nowej pasji związanej z marketingiem, wielokrotnie występowała na salach koncertowych w roli solistki i koncertmistrzyni. 8 TEMAT NUMERU
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==