realizacji projektu. Dla jednej osoby wydaje się to zbędne, a innej wystarczy tabelka w Excelu, jednak z mojego doświadczenia i poszukiwań najlepszego rozwiązania wynika, że istnieje aplikacja, która spełnia wszystkie podstawowe potrzeby. Wspominałem już o Trello? Trello to również darmowa aplikacja, która – jak opisują autorzy – „bez względu na to, czy zarządzasz zespołem, piszesz niesamowity scenariusz lub tworzysz listę zakupów, będzie Twoim pomocnikiem w organizowaniu i doprowadzaniu spraw do samego końca”. Dla nas będzie to po prostu niesamowicie sprawny menedżer zadań. Czy aby na pewno? Postawione tezy brzmią bardzo odważnie, jednak warto to wszystko sprawdzić. Najpierw ukazuje nam się panel, który wydaje się równie przejrzysty i prosty, jak w Slacku. Dobrą informacją jest to, że w ramach aplikacji możesz pracować w więcej niż jednym zespole, który może dotyczyć kompletnie różnych projektów, wydarzeń i inicjatyw. Dalej w każdym zespole czeka nas podział na osobne tablice, w których można tworzyć listy zadań. Kwestią, która dodaje niesamowicie uroku, jest to, że do każdej tablicy możesz wybrać piękne zdjęcie w tle, odzwierciedlające jej charakter i obszar. Mój sposób na Trello? Jest bardzo prosty i intuicyjny. Każda tablica jest przypisana do konkretnego pionu (jeśli ktoś woli – działu). Na początku dodałem tam tylko osoby odpowiedzialne za te obszary, żeby same mogły się zapoznać z systemem, ale po pewnym czasie zacząłem zachęcać do zapraszania do pojedynczych tablic swoich najbliższych współpracowników. Dlaczego? Ponieważ łatwiej jest korzystać z nich, jeśli możemy nawzajem siebie sprawdzać, kontrolować i dodawać nowe zadania. To musi tętnić życiem bez ciągłego chwytania za defibrylator. Do wszystkich tablic mają dostęp tylko szefowie pionów, a to dlatego, że cenię sobie we współpracy transparentność. Myślę, że jest ona dobrym wyjściem do zdrowej i trwałej współpracy. Dlatego jako osoba zarządzająca również stworzyłem własną tablicę, w której staram się skrupulatnie pokazywać wszystkim, czym się zajmuję. Wierzę, że dzięki temu mogę uniknąć niepotrzebnych nieporozumień, które najczęściej dotyczą tego, że nie zajmuję się jakimś konkretnym zadaniem. W momencie, w którym jasno widać, ile innych zadań mających wyższy priorytet czeka na realizację, wszelkie rozgoryczenie umyka, a w jego miejsce pojawia się pełne zrozumienie. Dodatkowo taka transparentność między szefami pionów jest prostym i naturalnym motywatorem do działania, bo inni nie próżnują. TWORZENIE LIST ZADAŃ Do projektowania list zadań można podejść bardzo różnie, natomiast ja postarałem się zapomnieć o tym, jak sugerują robić to użytkownicy Trello i znaleźć własny sposób. Warto zastanowić się na początku, co właściwie chcemy osiągnąć. Sugerując się nieco inną platformą (Dapulse), która nie jest darmowa, postarałem się dopasować Trello do jej schematu działania, który najbardziej mi odpowiadał. Stworzyłem listy: ∞∞ do zrobienia, ∞∞ w trakcie pracy, ∞∞ korek, ∞∞ zrobione. Wiązało się to z kilkoma ważnymi zasadami. Nie usuwamy i nie „odklikujemy” zadań jako ukończonych, ale przenosimy je do odpowiednich kolumn. Nazwa zadania musi być zrozumiała dla osoby, której ono dotyczy, natomiast w sekcji „opis” można dodać szczegóły, które mogą być jego rozwinięciem. Należy dodać do każdego zadania etykietę, która określa rodzaj priorytetu. Etykiety można dowolnie edytować, ja wyróżniłem standardowo trzy priorytety zadań: niski, średni i wysoki. Opcjonalnie można dodać w kalendarzu datę realizacji danego zadania, aby aplikacja nam przypomniała o zbliżającym się terminie. Do każdego zadania należy dodać osoby, których ono dotyczy. Jeśli zadanie z jakiegoś powodu nie może być chwilowo zrealizowane, to należy je przenieść do listy „korek” i opisać komentarzem powód, z którego Panel użytkownika Slacka. Za pomocą tego narzędzia z łatwością skontaktujesz się z całym zespołem zaangażowanym w event (Źródło: Slack) Partner wydania: 30 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==