„zderzenia z RODO” w naszej agencji? Tak. Miało to miejsce podczas jednej z organizowanych przez nas imprez plenerowych. Miał to być typowy piknik rodzinny na 3000 uczestników. Ponieważ nie chcieliśmy wchodzić bezpośrednio w posiadanie danych uczestników, poprosiliśmy klienta o wydrukowanie nam list wszystkich osób, jakich możemy się spodziewać na wydarzeniu. Przedstawiciel firmy miał nam je dostarczyć 2 godziny przed eventem, a po jego zakończeniu mieliśmy je protokolarnie zniszczyć. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy dotarły do nas listy z danymi, ale nie były one posegregowane alfabetycznie. Jakby tego było mało, na listach na początku raz było imię, a raz nazwisko. Całości dopełnił fakt, że sporą cześć załogi stanowili pracownicy zza granicy, którzy mieli problem z językiem polskim. Wyobraźcie sobie, jak wyglądała recepcja i jaka kolejka się do niej robiła. Długość drogi do recepcji wynosiła ok. 500 m, obsługa jednej osoby trwała ok. 40 sekund, było 15 osób z naszej strony, każdy miał po 3–4 kartki i szukaliśmy danej osoby. Normalnie 5–6 osób wystarczy do sprawnego wydania takiej liczby talonów i opasek. Po 20 minutach, widząc, co się dzieje, musieliśmy reagować i podjęliśmy z klientem decyzje, które spowodowały, że w 25 minut rozładowaliśmy korek. Tak wyglądał nasz pierwszy kontakt z RODO. A jakie Ty masz doświadczenia? POWROTY KLIENTÓW Jedna z najmilszych chwil w pracy eventowca to ta, kiedy klient wraca po kilku latach. Jak w każdej branży – jedni przychodzą, drudzy odchodzą, a inni chcą spróbować realizacji z kimś innym. Mieliśmy w tym roku kilka takich powrotów. Co ciekawe, forma rozmów z przedstawicielami firm jest całkiem inna niż podczas poprzednich realizacji. Jest spokojniej, bardziej „na luzie” i (co najważniejsze) nie ma już zabawy w żadne przetargi. Budujący jest również fakt, że 80% czasu całej rozmowy jest o czymś innym niż sam przedmiot spotkania, czyli event. Każda strona chce poznać, co w międzyczasie się wydarzyło zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Bardzo wzmacnia nas potwierdzanie jakości naszej usługi, dla której w głównej mierze klient decyduje się na ponowne nawiązanie współpracy. Jeżeli można byłoby w wielkim skrócie opisać przebieg takich spotkań, to wygląda to tak: „Mamy tyle i tyle, co możecie nam zaoferować”. Praca w branży eventowej to przede wszystkim emocje i one powodują nawiązanie pewnej relacji z drugą osobą. Jestem przekonany, że to właśnie relacje z klientami będą wiodły prym w kolejnych latach. Podsumowując miniony rok i wchodząc w kolejny, powinniśmy być przygotowani, że zawsze będą rozczarowania, nerwy, ponieważ jest to nieodłączny element naszego życia zawodowego. Funkcjonowanie agencji eventowej, w której wygrywa się wszystkie przetargi, nie ma skoków adrenaliny i nieprzespanych nocy, stałoby się po prostu nudne. Najbardziej jednak chyba cieszy fakt, że doceniana jest przez odbiorców jakość usług, które oferuje polska branża spotkań. Widać, że droga, którą powoli obiera rynek wydarzeń, jest właściwa. Chcemy zdobywać kolejne, eventowe szczyty, rozwijać się i tworzyć unikalne produkcje. Ten rok pokazał po raz kolejny, że nie ma rzeczy niemożliwych i kluczem do sukcesu jest wiara w siebie i swoje kompetencje. Wierzę, że wielu praktyków obserwujących rozwój MICE w pewnym stopniu zaliczy rok 2018 do udanych. PAWEŁ HABERKA // general manager w agencji PowerEvents Założyciel i menedżer wrocławskiej agencji eventowej PowerEvents, od 11 lat specjalizującej się w przygotowaniu imprez firmowych. Zajmuje się zarówno doradztwem w kwestii organizacji, jak i kompleksowym przygotowaniem tego typu wydarzeń. Agencja ma w dorobku ponad 700 udanych realizacji i ponad 300 tys. uczestników przygotowanych przez nią imprez. Wśród dotychczasowych klientów PowerEvents znalazły się firmy z różnych branż, m.in. Electrolux Polska, Grupa Azoty, KGHM, AmRest czy Skanska. NAPISZ DO AUTORA: pawel@powerevents.pl Duża znana korporacja obchodziła swój jubileusz, mieliśmy okazję realizować poprzedni, więc zaproszono nas do złożenia oferty. Osoby reprezentujące klienta były inne, ale wiedziały, że to my przygotowywaliśmy zeszłoroczne wydarzenia. Przeszliśmy cały proces, stworzyliśmy koncepcję i wiele unikalnych rozwiązań. Klient był zachwycony i wszystko szło jak należy. Jednak na samym finiszu nie uzyskaliśmy porozumienia finansowego i musieliśmy podziękować. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==