oczywiście dwa końce i wraz z większymi budżetami rosną też oczekiwania, a to przedkłada się na większą ilość pracy event managera, który musi wykreować spójną wizję wydarzenia i jego elementów składowych. Nam to bardzo pasuje, lubimy wyzwania. Ale oczywiście nie tylko sukcesami żyje event manager. ROZCZAROWANIA I BRANŻOWA NIEUCZCIWOŚĆ Jak każda agencja, raz wygrywamy, raz przegrywamy. Każde niepowodzenie smuci, tym bardziej jeżeli włożyło się w dane zadanie dużo pracy i serca. Jednak jedna sytuacja bardzo mocno utkwiła mi w pamięci. Chciałbym o tym wspomnieć, by ostrzec Ciebie i przestrzec inne agencje. Jakie wydarzenie mam na myśli? Duża znana korporacja obchodziła swój jubileusz, mieliśmy okazję realizować poprzedni, więc zaproszono nas do złożenia oferty. Osoby reprezentujące klienta były inne, ale wiedziały, że to my przygotowywaliśmy zeszłoroczne wydarzenia. Przeszliśmy cały proces, stworzyliśmy koncepcję i wiele unikalnych rozwiązań. Klient był zachwycony i wszystko szło jak należy. Jednak na samym finiszu nie uzyskaliśmy porozumienia finansowego i musieliśmy podziękować. Naprawdę kwota, o jakiej mówimy, była bardzo mała w skali całego budżetu. No cóż, tak też się dzieje. Rozstaliśmy się w pokoju. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy zobaczyliśmy na profilu FB innej agencji zdjęcia z tej imprezy z opisem, że to właśnie ta agencja stworzyła całą koncepcję. Dla jasności – nie mieliśmy problemu, że ktoś przejął temat zlecenia, ale widząc jednak unikalne detale, które my zaproponowaliśmy, zrozumieliśmy, że jest to zagranie niegodne dobrego organizatora wydarzeń. Postanowiliśmy wyjaśnić tę kwestię bezpośrednio u klienta z prośbą o sprostowanie, że nie do końca wpis jest zgodny z prawdą. Po serii wymienionych maili dostaliśmy informację, że całą koncepcję wydarzenia stworzył sam klient! Jest to przykład nieuczciwości, o której dużo ostatnio mówimy podczas wielu spotkań branżowych. Jednak jeżeli sami nie wprowadzimy pewnych zasad etyki biznesowej w agencjach, to nic się nie zmieni. Co możemy z tym zrobić? Gdyby każda firma eventowa po otrzymaniu maila przedstawiającego koncepcję eventu, w którym zaznacza się, że jest to pomysł innych osób, powiedziała „nie”, zmiany byłyby widoczne w krótkim czasie. Nie chcę generalizować, nie każda korporacja postępuje oczywiście nieuczciwie, ale chciałbym, byśmy wszyscy zwrócili na to uwagę w przyszłym roku. DŻUNGLA? CZYLI COŚ, CO STAŁO SIĘ HITEM TEMATYCZNYM Przytoczę ten przykład, ponieważ chciałbym pokazać, że nadchodzi czas, by myśleć o świeżych pomysłach na swoje wydarzenia. Przeprowadziliśmy kilkanaście imprez w oprawie związanej z dżunglą – zarówno w plenerze, jak i na imprezach zamkniętych. Nasi stali podwykonawcy stworzyli dedykowane scenografie, które były wyjątkowe. Nawet fotobudka miała specjalną aranżację. Dżungla była tajemnicza, czasami straszna i utrzymana w konwencji azteckiej. Tworzyliśmy specjalne filmy startowe, koncepcje działań promocyjnych przed samym wydarzeniem. Widok 5-metrowych pająków mógł wzbudzić u niejednego uczestnika nie tylko lęk, ale i respekt. Każdego z nas cieszy fakt, kiedy zaufanie klientów pozwala nam na tworzenie tak odważnych projektów. Jest to też wynik ciągłych poszukiwań czegoś nowego u samych odbiorców. Nie twierdzę, że imprezy w stylu PRL czy „wielkiego Gatsby’ego” przeszły już do lamusa, ale warto być odważnym i proponować, nawet te najbardziej zakręcone pomysły. Finalnym dopełnieniem i spełnieniem event managera jest widok 2000 uczestników przebranych w różne stroje utrzymane w temacie, poruszających się w gąszczu lian, przez niestabilne mostki i odnajdujących ukryte wiadomości od praprzodków. RODO, RODO I JESZCZE RAZ… RODO Słowo wymieniane z pewnością najczęściej w tym roku. Przed wejściem RODO wszystkich ogarnęła panika, ponieważ nikt chyba do końca nie wiedział, co i jak będzie wyglądać po wejściu nowych przepisów. Strach był odczuwalny nie tylko w agencjach eventowych, ale również u klientów zamawiających wydarzenia. Jednak krok po kroku, z kancelarią prawną, informatykami udało się wypracować konkretne procedury i zabezpieczenia w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Głównymi elementami wdrożenia RODO są zabezpieczone komputery, specjalne szyfrowane maile do przesyłania informacji wrażliwych, szafa pancerna i stosy dokumentów, jakie musimy podpisać z klientem przed wydarzeniem. Czy mogę podać przykład pierwszego 1. Warto sprawdzić, ilu nowych klientów udało Ci się pozyskać. 2. Warto sprawdzić, o ile wzrosły Twoje obroty w stosunku do ubiegłego roku. 3. Warto policzyć wydarzenia, które udało się Ci zorganizować w agencji. Zapamiętaj i zrób bilans zysków i strat Wielu czytelników może nie wierzyć w taki wzrost obrotów, ale to są fakty. A jak udało się to uzyskać? Po pierwszym kwartale postanowiliśmy go podsumować i doszliśmy do wniosku, że dotychczasowy sposób ofertowania nie daje adekwatnych efektów i wspólnie wyznaczyliśmy nową, bardzo odważną strategię ofertowania i kontaktu z klientami. Dziś z perspektywy czasu można powiedzieć, że był to strzał w dziesiątkę. Strategia to jedno, ale innym ważnym aspektem jest obecna sytuacja gospodarcza. Partner wydania: 9
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==