NR 6(13)/2018 LISTOPAD-GRUDZIEŃ 2018 468913 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA TEMAT NUMERU: Jak będzie wyglądała przyszłość branży w 2020 roku? PARTNER WYDANIA:
ul. Radomska 76a • 27-200 Starachowice tel. +48 41 276 78 00 • rezerwacja@europa-hotel.pl www.europa-hotel.pl W niedalekiej odległości od naszego hotelu znajdują się Kielce i Radom. Na dogodny dojazd mogą liczyć mieszkańcy Warszawy, Krakowa, Lublina, Rzeszowa i Łodzi. Hotel Europa**** to nowoczesny obiekt konferencyjno-biznesowy działający na rynku od 1 maja 2004 r. Oferujemy: 154 pokoje, łącznie 350 miejsc noclegowych 1100 m2 powierzchni konferencyjnej - 7 sal konferencyjnych, w tym 2 sale na 350 osób z profesjonalnym wyposażeniem Możliwość wprowadzenia auta do sal konferencyjnych Dwie restauracje specjalizujące się w kuchni polskiej i międzynarodowej Altanę grillową Klub nocny Iluzja dla 400 osób Klimatyczny irlandzki Pub Dublin Pub z tarasem Panorama Lounge Ekskluzywną Strefę Relaksu, na którą składa się: bezchlorowy basen z hydromasażem, 3 sauny, jacuzzi zewnętrzne i wewnętrzne, siłownia, boisko do squasha Gabinety SPA Parking i internet WiFi w cenie Doświadczony personel potrafiący słuchać i reagować na potrzeby naszych Gości Pomoc w organizacji rzeczy możliwych i tych mniej możliwych Zorganizuj swój event w Hotelu Europa, razem wykreujemy niezapomniane chwile! NAJWIĘKSZY HOTEL W WOJEWÓDZTWIE ŚWIĘTOKRZYSKIM HOTEL EUROPA **** STARACHOWICE • • • • • • • • • • • • •
TEMAT NUMERU // 04 Jak będzie wyglądała przyszłość branży w 2020 roku? OKIEM EKSPERTA // 08 RODO, powroty i nowi klienci – podsumowanie roku okiem praktyka TWARZĄ W TWARZ // 11 Prezentowanie możliwości technologii i wyjaśnienie działania to podstawa naszej pracy – rozmowa z Łukaszem Kubiakiem, założycielem i członkiem zarządu firm należących do TSE GRUPA MARKETING I PROMOCJA // 16 Uczestnik eventu? Poznaj personę od podszewki i odpowiedz na jej potrzeby 20 Poznaj trendy 2019, które wypromują Twój event KNOW-HOW ORGANIZATORA // 26 Od deklaracji do realizacji… daleka droga – czas na profesjonalizację branży eventowej 28 Komunikacja – jedna z najważniejszych dróg do sukcesu w nowym roku 32 Jak zaplanować i zorganizować imprezę świąteczną? Poznajcie część branżowego Trendbooka 2018! 34 Obiekty, które niebawem zostaną otwarte lub rozbudowane? Bądź o krok do przodu! DESTYNACJE EVENTOWE // 37 Destynacje eventowe: Hotele pięciogwiazdkowe w Polsce TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 46 Transmisja eventu na żywo. Czy jest potrzebna? 48 Rozwiązania, które inspirują event managerów PRZEGLĄD PRAWNY // 52 Twoje vademecum rozliczania podróży służbowych WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 56 Dwa lata? Jak jeden dzień! Świętujemy urodziny „Event Management Polska” 58 Otwarcie VII edycji Studium Event Management 59 Poznajcie relację z wielkiego kongresu Best of Online Marketing – #BOOM! 62 Czas na felieton: Krok po kroku i tak jesteśmy pod koniec roku! KATALOG FIRM // 64 Katalog firm 04 JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁA PRZYSZŁOŚĆ BRANŻY W 2020 ROKU? // Gdyby ktoś kilka lat temu powiedział nam, że zakładając naszym Gościom okulary VR, przeniesiemy ich do zupełnie innej rzeczywistości, z pewnością byśmy uznali to za nierealne. A jednak… już dziś wydaje się, że nie ma rzeczy niemożliwych, że przesuwamy granice, wspinamy się na wyżyny. A co przed nami? Poznajcie trendy nie na 2019, a na 2020 rok! Spis treści // Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR NACZELNY / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Maria Ledeman / tel. (61) 66 83 175 / maria.ledeman@forum-media.pl // REKLAMA / Małgorzata Sieradzka / tel. (61) 66 55 884 / malgorzata.sieradzka@forum-media.pl / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Marta Chmielewska, Aleksandra Dalecka, Anna Ledwoń, Anna Nowakowska, Dariusz Ogrodnik, Adriana Piekarska // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / PAW DRUK // OKŁADKA / Hotel Narvil Conference & Spa ****, ul. Czesława Miłosza 14A, 05-140 Serock // SERWIS ZDJĘCIOWY / Fotolia // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. wydanie, które trzymacie w dłoniach, to nasz mały jubileusz, ponieważ tej jesieni magazyn „Event Management Polska” obchodził swoje drugie urodziny. Sporo się w wydarzyło w tym czasie – zarówno w naszej redakcji, jak i całej branży. O tym, jak szybko rośnie w siłę polski rynek MICE, pisałem już niejednokrotnie. Nie chodzi tylko o liczbę eventów organizowanych w Polsce czy liczbę event managerów, których na szczęście mamy coraz więcej. Wzrasta również liczba hoteli nastawionych na klienta biznesowego z zasobnym portfelem konferencyjnym. Jednak nie to jest najważniejsze. Mam wrażenie, że to, co zmienia się najbardziej dynamicznie, to świadomość tego, jaką siłą stają się eventy w relacjach z klientem. Marketing managerowie, PR-owcy czy nawet siły sprzedażowe w firmach zaczynają dostrzegać olbrzymią moc odbywania spotkań ze swoimi potencjalnymi partnerami biznesowymi chociażby podczas konferencji i śniadań biznesowych. Coraz więcej właścicieli i menedżerów firm decyduje się na zatrudnianie dedykowanych osób do organizacji eventów, co sprawia również, że wydarzenia organizowane przez takie podmioty wstępują na wyższy poziom, z korzyścią dla klientów i całej branży. Pojawiają się nowe technologie, nowe gadżety, które wpływają na ułatwienie organizacji, jak i podnoszone są standardy samej konferencji. W ostatnim wydaniu w tym roku stawiamy na podsumowania i trendy, zatem ze swojej strony szczególnie polecam tekst z działu „Okiem eksperta”, w którym branżowy praktyk Paweł Haberka podsumowuje rok pracy w agencji. Wierzymy, że zainspiruje to Państwa do własnych podsumowań. Nie przechodźcie obojętnie oczywiście obok tematu numeru, w którym Adriana Piekarska opowiada o eventowych trendach na najbliższe dwa lata. Co jeszcze? Pokazujemy obiekty, które otworzą się i rozbudują już w przyszłym roku. W destynacjach eventowych skupiamy się zaś na hotelach pięciogwiazdkowych czyli… najlepszych z najlepszych. Nie próżnujemy również w kwestii technologii. Zaglądamy za kulisy świata techniki w wywiadzie z założycielem TSE GRUPA i przedstawiamy inspiracje na kolejny rok. Z tego miejsca życzę sobie i Państwu udanych realizacji w roku 2019, jak najlepszej rentowności projektów i siły do działania oraz rozwijania swoich umiejętności! W imieniu całej redakcji chciałbym złożyć Państwu najszczersze życzenia spokojnych Świąt. Niech będzie to czas spędzony z najbliższymi. Maciej Podgórski redaktor naczelny „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 37 DESTYNACJE EVENTOWE: HOTELE PIĘCIOGWIAZDKOWE W POLSCE // Hotel pięciogwiazdkowy jest obiektem o najwyższym standardzie i udogodnieniach, stworzonym z myślą o najbardziej wymagających gościach. To, ile posiada gwiazdek, nie jest dziełem przypadku, bowiem zasady uzyskania ich konkretnej liczby w Polsce określa rozporządzenie Ministra Sportu i Turystki z 2011 roku. Zatem, im więcej gwiazdek, tym warunki są bardziej luksusowe. Warto wiedzieć, że nie istnieje żaden ogólnoświatowy dokument normujący wymogi wobec hoteli, niezbędnych do otrzymania określonej liczby gwiazdek. Oznacza to, że standard hotelu pięciogwiazkowego w Polsce może różnić się poziomem od obiektu z taką samą liczbą gwiazdek w innym państwie, bowiem każdy kraj posiada indywidualne zasady i wytyczne. Partner wydania: 3
Gdyby ktoś kilka lat temu powiedział nam, że zakładając naszym Gościom okulary VR, przeniesiemy ich do zupełnie innej rzeczywistości, z pewnością byśmy uznali to za nierealne. A jednak… już dziś wydaje się, że nie ma rzeczy niemożliwych, że przesuwamy granice, wspinamy się na wyżyny. A co przed nami? Z jednej strony z niecierpliwością czekamy na to, co przyniesie jutro, a z drugiej chyba możemy (i chcemy) wziąć głębszy oddech, ponieważ mamy do czynienia z absolutnym szczytem w branży eventowej i taki stan raczej utrzyma się jeszcze przez jakiś czas. Mnogość nowych agencji, podwykonawców, artystów, których z każdym kolejnym telewizyjnym talent show jest coraz więcej, powoduje, że chyba wszyscy musimy nieco odetchnąć. Odnaleźć się w nowych warunkach, poznać siebie i swoje oferty, ponieważ zwyczajnie brakuje na to czasu. Konsekwencją tak intensywnego, dotychczasowego rozwoju branży jest również rosnąca konkurencja. Przez kolejne lata każdy z podmiotów będzie musiał wykazać się większą kreatywnością i sprawnością. Stoimy więc przed coraz większymi wyzwaniami, mając jednak do dyspozycji coraz doskonalsze narzędzia. ZMIANY, KTÓRYCH MOŻEMY SIĘ SPODZIEWAĆ 1. NOWE TECHNOLOGIE W KOMUNIKACJI – POWRÓT DO TRADYCJI? Z pewnością nadal będziemy obserwowali rozwój nowych technologii, jednak w dużej mierze będziemy wykorzystywać obecne już narzędzia do komunikacji eventu z otoczeniem –zakładać specjalne profile na portalach społecznościowych, zakładki w witrynach firmowych i tworzyć nowe strony wydarzenia, a po zakończonym evencie przygotowywać opisy, zdjęcia, filmiki, niespodzianki w postaci konkursów lub filmików tzw. making off, czyli z pracy „na zapleczu”. Na rynku istnieje Tekst: Adriana Piekarska JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁA PRZYSZŁOŚĆ BRANŻY W 2020 ROKU? Z artykułu dowiesz się: Jaką rolę będą odgrywały tradycyjne rozwiązania eventowe w najbliższym czasie. Co dziś stanowi znaczne utrudnienie dla agencji eventowych. Czy kuchnia fusion i molekularna zdominują trendy w organizacji cateringu na wydarzenie. Jak system edukacji, mnogość wydarzeń i konferencji oraz profesjonalne kierunku studiów wpływają na relacje wykonawcy z klientem. Realizacje Exclusive Event Partner wydania: 4 TEMAT NUMERU
już wiele dedykowanych eventom aplikacji, które usprawniają rejestrację Gości, dostarczają im informacji o agendzie itp. Niezaprzeczalnie nowe aplikacje pozwalają nam na jeszcze bardziej precyzyjne odpowiadanie na potrzeby klientów. Mimo tych wszystkich udogodnień komunikacji poprzez „jedno kliknięcie” obserwujemy jednak tęsknotę za tradycją. Coraz trudniej bowiem z tego nadmiaru informacji wyłuskać te naprawdę ważne, coraz częściej na stronach szukamy numeru telefonu, by zadzwonić i porozmawiać z drugim człowiekiem. Paradoksalnie jesteśmy dziś nieco przytłoczeni nowinkami technologicznymi, często nie jesteśmy w stanie za nimi nadążyć. Wniosek? Będziemy ze sobą po prostu więcej rozmawiać… 2. NOWE TECHNOLOGIE – SCENOGRAFIA SCENICZNA & MULTIMEDIA O ile rozwój „prywatnych” multimediów może nas chwilowo przygniatać, o tyle z nadzieją patrzymy w kierunku technologii wykorzystywanych podczas samych eventów. Jednak nie oczekujemy już kolejnych nowości na rynku, a raczej ich… spowszednienia. Ekrany, ścianki, tablice multimedialne, projekcje 3D i wirtualna rzeczywistość to aktualnie modne i pożądane narzędzia, jednak ciągle wiążące się z wysokimi kosztami i trudniejszą dostępnością. Czekamy więc na zwiększenie ich powszechności, a co za tym idzie – obniżenie kosztów, ułatwienie montażu i transportu. Znaczącym utrudnieniem dla agencji i jej podwykonawców jest dziś również logistyka, czyli dostarczanie wszystkich elementów na czas i transportowanie ich niejednokrotnie w miejsca trudno dostępne. Może za dwa lata ekran w rozmiarach 6 × 3 m wniesiemy do pomieszczenia zwinięty po prostu w rulon, a udźwignie go nawet drobnej budowy kobieta? Kto wie… Na pewno coś, co dziś jest wyjątkiem, stanie się wkrótce standardem. 3. CATERING Obecnie trendy kulinarne są coraz mocniej powiązane z samą koncepcją eventu, tworząc z nim jedną spójną całość. Coraz bardziej istotne jest podkreślenie właśnie przez kulinaria całej tematycznej koncepcji imprezy, tak aby każdy uczestnik poprzez kubki smakowe mógł poznać zamysł organizatora oraz mógł przenieść się duchem i ciałem w inny wymiar niż codzienność. W Polsce od długiego czasu mamy już znakomitych szefów kuchni, którzy z powodzeniem mogliby nosić miano czarodziejów. Kuchnia balansuje dziś na pograniczu alchemii i czarnej magii. Mamy coraz większy dostęp do produktów z drugiego końca świata, kucharze się szkolą, podpatrują, łączą smaki. Dziś szczyty popularności bije kuchnia fusion i kuchnia molekularna. To jednak na razie stosunkowo drogie rozwiązania, które pewnie z czasem również staną się bardziej dostępne. Kulinarnie więc z pewnością zostaniemy jeszcze mocno zaskoczeni. Być może też powrotem do korzeni (bo takie trendy również dziś można zaobserwować). Do łask np. wraca tradycyjna polska kuchnia – choć zaprezentowana w inny, nowoczesny sposób. Coraz częściej spotykamy się więc z wariacjami na temat kuchni lokalnej. Każdy region naszego kraju to przecież cudowne, różnorodne smaki. Napływ zagranicznych Niezaprzeczalnie nowe aplikacje pozwalają nam na jeszcze bardziej precyzyjne odpowiadanie na potrzeby klientów. Mimo tych wszystkich udogodnień komunikacji poprzez „jedno kliknięcie” obserwujemy jednak tęsknotę za tradycją. Coraz trudniej bowiem z tego nadmiaru informacji wyłuskać te naprawdę ważne, coraz częściej na stronach szukamy numeru telefonu, by zadzwonić i porozmawiać z drugim człowiekiem. Paradoksalnie jesteśmy dziś nieco przytłoczeni nowinkami technologicznymi, często nie jesteśmy w stanie za nimi nadążyć. JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁA PRZYSZŁOŚĆ BRANŻY? // Zgodzę się, że w stosunku do lat ubiegłych da się odczuć pewne spowolnienie w rozwoju rynku. Przyczyn jest kilka. Wspomniane w artykule „opatrzenie się” nowych technologii z pewnością jest jedną z nich. Pracując dla klientów, którzy realizują w ciągu roku kilkanaście bądź kilkadziesiąt wydarzeń, każda agencja staje co chwila przed wyzwaniem zapewnienia „czegoś, czego jeszcze nie było”. Tutaj jest pole dla kreatywnych konceptów, wykorzystujących istniejące już rozwiązania techniczne w nowy, świeży sposób. Myślę również, że pod kątem atrakcyjności aplikacji mobilnych, wciąż jest tu jeszcze dużo miejsca na fajne, praktyczne i atrakcyjne z punktu widzenia klienta narzędzia. Na koniec zaryzykuję twierdzenie, że zdecydowanie daje się zauważyć wzrost kompetencji osób odpowiedzialnych za event marketing po stronie klientów. Coraz bardziej świadomie uczestniczą one w każdym etapie produkcji. Z czystym sumieniem mogą po udanej realizacji czuć się prawdziwymi współtwórcami jej sukcesu. Aneta Radzimirska managing director Idea Productions Poland Partner wydania: 5
pomysłów spowodował, że zatęskniliśmy za prostym jedzeniem. Prostym, ale niebanalnym. Niezwykłą sztuką jest przygotować coś zgodnie z babciną recepturą, by smak zachwycał jak kiedyś. Lokalne przysmaki to niejednokrotnie absolutne perełki i to powinien być dominujący trend w najbliższym czasie. RELACJA KLIENT – AGENCJA Współpraca z klientem w naszym zawodzie to podstawa. Ona ewoluuje z każdym rokiem. Dziś wszyscy – klient, agencja, podwykonawcy – jesteśmy partnerami. Gramy do jednej bramki, doradzamy sobie wzajemnie. Taka relacja z pewnością się jeszcze pogłębi. Każda ze stron się rozwija. Edukacja, mnogość wydarzeń i konferencji, które skupiają najlepszych i największych w branży, wymiana doświadczeń, profesjonalne kierunki studiów i rozwój nowoczesnych technologii. Dzięki temu zmieniło się myślenie klientów, którzy przeznaczając konkretny budżet na organizację wydarzenia, oczekują wymiernych efektów. Mają świadomość, że jeśli oczekują kompleksowego wsparcia – w zakresie komunikacji, brandingu, doradztwa w zakresie działań PR-owych firmy – muszą się liczyć z większymi kosztami. Na przestrzeni ostatnich lat obserwujemy olbrzymią zmianę mentalności również w kwestii samych wydarzeń. Event marketing stał się jednym z najważniejszych i najbardziej skutecznych narzędzi w procesie sprzedaży, budowania marki oraz zarządzania relacjami. Mamy do czynienia z wieloetapowymi, skomplikowanymi i długoterminowymi projektami, które mają na celu podkreślić wartości firmy, jej silną pozycję na rynku oraz zakorzenić się głęboko w świadomości grupy docelowej. Event ma odzwierciedlać strategię biznesową przedsiębiorstwa, ma być spójny z innymi przekazami, brandingiem czy wizerunkiem marki. Strategia eventów i budowanie świadomego kontentu w wielu firmach zaczynają być planowane już na cały rok, co również świadczy o tym, że branża jest coraz bardziej świadoma. Prognozujemy więc, że dzięki tym zmianom w mentalności klientów będziemy realizować być może nieco mniej eventów, jednak na znacznie większą skalę, z większymi budżetami, bardziej wymagających. Zmiany są nieuniknione, branża eventowa prze do przodu, jednak warto pamiętać, że symbolem tych zmian i postępów zawsze byli i będą ludzie. Mimo wszelkich prognoz, gdzie wszystko będą mogły za nas wykonać automaty, nadal „jesteśmy w grze”. Relacji, uczuć, kreatywności, bezpośrednich kontaktów nie zastąpi nawet najlepiej skonstruowany robot. To nasze chęci, samozaparcie i dążenie do doskonałości nakręcają tę eventową maszynę. Branża potrzebuje zatem doświadczonych ludzi, na pewno więc będziemy obserwować także wzrost ofert pracy dla event managerów i migracje pracowników. To dobrze. Branża eventowa obrała właściwy kierunek. Bo choć dążymy do tego, co nowe, poszukujemy innych smaków, rozwiązań, udoskonalamy, co tylko się da, to również tęsknimy za tym, co było. Za smakami dzieciństwa, za zapachem papierowej książki i kontaktem z drugim człowiekiem – nie poprzez komunikator, tylko siedzącym przy jednym stole. Ważne więc, by się rozwijać, lecz nie pędząc ślepo przed siebie, sięgać po nowe, szanując i zachowując tradycję. ADRIANA PIEKARSKA // właścicielka marki Exclusive Event Ekspert z dziedziny event marketingu z 12-letnim doświadczeniem. Właścicielka największej na Śląsku agencji eventowej – Exclusive Event – oraz marki Event Marketing Institute. Finalistka konkursu Bizneswoman Roku, dwukrotna finalistka konkursu Osobowość Roku w branży Mice. Kobieta, która nie boi się wyzwań – łamie standardy, zaskakuje oraz serwuje niezapomniane emocje. Od lat skutecznie przekazuje swoją wiedzę zarówno podczas warsztatów szkoleniowych, jak i podczas konferencji branżowych, występując w roli prelegenta. Jej mottem życiowym jest paradoks dziecięcej energii: „Nie mam siły iść dalej, ale mogę pobiec”. NAPISZ DO AUTORKI: adriana@exclusive-event.pl Ekrany, ścianki, tablice multimedialne, projekcje 3D i wirtualna rzeczywistość to aktualnie modne i pożądane narzędzia, jednak ciągle wiążące się z wysokimi kosztami i trudniejszą dostępnością. Czekamy więc na zwiększenie ich powszechności, a co za tym idzie – obniżenie kosztów, ułatwienie montażu i transportu. Partner wydania: 6 TEMAT NUMERU
Na wstępie chciałbym podkreślić, że niniejszy artykuł powstaje jeszcze przed zakończeniem roku. Kto wie, co wydarzy się w jego ostatnim miesiącu? Skupię się jednak na faktach, przytoczę konkretne sytuacje z agencji eventowej i postaram się o zachowanie branżowego obiektywizmu, opierając się na doświadczeniu własnej działalności. Może ktoś z Was będzie miał podobne odczucia i zostanie zainspirowany do podsumowania swojej pracy? OTWARCIE NOWEJ DEKADY Początek roku 2018 był dla nas zamknięciem jubileuszu 10-lecia naszej działalności – agencji Power Events. W styczniu zakończyliśmy nasz projekt Akcja 10/10, czyli cykl wydarzeń, jakie przygotowaliśmy dla mieszkańców miasta, naszych klientów lub innych grup społecznych. W tych eventach dzieliliśmy się naszą pasją, jaką jest praca w branży MICE. Wraz z początkiem roku weszliśmy na nową drogę, czyli w kolejne 10 lat swojego rozwoju. Znaleźliśmy też czas, by podsumować minioną dekadę. Z pewnością na bazie naszych wspomnień można byłoby napisać spokojnie dobrą trylogię (wierzę, że każdy event manager myśli podobnie). Inną kwestią jest to, czy byłby to thriller, komedia czy może jednak sensacja. Jesteśmy bardzo ciekawi, co przyniesie nam kolejny czas. A Wy? Jak możemy jednym słowem podsumować rok 2018? Bomba. Opierając się tylko na faktycznych liczbach: ponad 20 nowych klientów, którzy zaprosili nas do współpracy i organizacji wydarzeń. Wzrost obrotów o ponad 70% (w stosunku do 2017, gdzie kilka wydarzeń dało 30% całej wartości rocznej). Troje nowych menedżerów, niestety jednemu nie udało się przejść okresu próbnego. Łącznie blisko 70 wydarzeń, które mieliśmy przyjemność zorganizować. Wielu czytelników może nie wierzyć w taki wzrost obrotów, ale to są fakty. A jak udało się to uzyskać? Po pierwszym kwartale postanowiliśmy go podsumować i doszliśmy do wniosku, że dotychczasowy sposób ofertowania nie daje adekwatnych efektów i wspólnie wyznaczyliśmy nową, bardzo odważną strategię ofertowania i kontaktu z klientami. Dziś z perspektywy czasu można powiedzieć, że był to strzał w dziesiątkę. Strategia to jedno, ale innym ważnym aspektem jest obecna sytuacja gospodarcza. Firmy dostrzegły duży potencjał w eventach, które mają wzmocnić identyfikację pracownika ze swoim przedsiębiorstwem i jednocześnie ugruntowanie jego przekonania, że to właśnie w niej powinien pracować. Każdy kij ma RODO, POWROTY I NOWI KLIENCI – PODSUMOWANIE ROKU OKIEM PRAKTYKA Z artykułu dowiesz się: Dlaczego warto robić kwartalne podsumowanie działalności agencji eventowej. Jak możemy się zabezpieczyć, by inne agencje nie ukradły naszej koncepcji w przyszłym roku. Czy przyszedł czas na odważne pomysły, które zaangażują klientów. Jak wyglądał pierwszy kontakt z RODO agencji eventowej. Tekst: Paweł Haberka Partner wydania: 8 OKIEM EKSPERTA
oczywiście dwa końce i wraz z większymi budżetami rosną też oczekiwania, a to przedkłada się na większą ilość pracy event managera, który musi wykreować spójną wizję wydarzenia i jego elementów składowych. Nam to bardzo pasuje, lubimy wyzwania. Ale oczywiście nie tylko sukcesami żyje event manager. ROZCZAROWANIA I BRANŻOWA NIEUCZCIWOŚĆ Jak każda agencja, raz wygrywamy, raz przegrywamy. Każde niepowodzenie smuci, tym bardziej jeżeli włożyło się w dane zadanie dużo pracy i serca. Jednak jedna sytuacja bardzo mocno utkwiła mi w pamięci. Chciałbym o tym wspomnieć, by ostrzec Ciebie i przestrzec inne agencje. Jakie wydarzenie mam na myśli? Duża znana korporacja obchodziła swój jubileusz, mieliśmy okazję realizować poprzedni, więc zaproszono nas do złożenia oferty. Osoby reprezentujące klienta były inne, ale wiedziały, że to my przygotowywaliśmy zeszłoroczne wydarzenia. Przeszliśmy cały proces, stworzyliśmy koncepcję i wiele unikalnych rozwiązań. Klient był zachwycony i wszystko szło jak należy. Jednak na samym finiszu nie uzyskaliśmy porozumienia finansowego i musieliśmy podziękować. Naprawdę kwota, o jakiej mówimy, była bardzo mała w skali całego budżetu. No cóż, tak też się dzieje. Rozstaliśmy się w pokoju. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy zobaczyliśmy na profilu FB innej agencji zdjęcia z tej imprezy z opisem, że to właśnie ta agencja stworzyła całą koncepcję. Dla jasności – nie mieliśmy problemu, że ktoś przejął temat zlecenia, ale widząc jednak unikalne detale, które my zaproponowaliśmy, zrozumieliśmy, że jest to zagranie niegodne dobrego organizatora wydarzeń. Postanowiliśmy wyjaśnić tę kwestię bezpośrednio u klienta z prośbą o sprostowanie, że nie do końca wpis jest zgodny z prawdą. Po serii wymienionych maili dostaliśmy informację, że całą koncepcję wydarzenia stworzył sam klient! Jest to przykład nieuczciwości, o której dużo ostatnio mówimy podczas wielu spotkań branżowych. Jednak jeżeli sami nie wprowadzimy pewnych zasad etyki biznesowej w agencjach, to nic się nie zmieni. Co możemy z tym zrobić? Gdyby każda firma eventowa po otrzymaniu maila przedstawiającego koncepcję eventu, w którym zaznacza się, że jest to pomysł innych osób, powiedziała „nie”, zmiany byłyby widoczne w krótkim czasie. Nie chcę generalizować, nie każda korporacja postępuje oczywiście nieuczciwie, ale chciałbym, byśmy wszyscy zwrócili na to uwagę w przyszłym roku. DŻUNGLA? CZYLI COŚ, CO STAŁO SIĘ HITEM TEMATYCZNYM Przytoczę ten przykład, ponieważ chciałbym pokazać, że nadchodzi czas, by myśleć o świeżych pomysłach na swoje wydarzenia. Przeprowadziliśmy kilkanaście imprez w oprawie związanej z dżunglą – zarówno w plenerze, jak i na imprezach zamkniętych. Nasi stali podwykonawcy stworzyli dedykowane scenografie, które były wyjątkowe. Nawet fotobudka miała specjalną aranżację. Dżungla była tajemnicza, czasami straszna i utrzymana w konwencji azteckiej. Tworzyliśmy specjalne filmy startowe, koncepcje działań promocyjnych przed samym wydarzeniem. Widok 5-metrowych pająków mógł wzbudzić u niejednego uczestnika nie tylko lęk, ale i respekt. Każdego z nas cieszy fakt, kiedy zaufanie klientów pozwala nam na tworzenie tak odważnych projektów. Jest to też wynik ciągłych poszukiwań czegoś nowego u samych odbiorców. Nie twierdzę, że imprezy w stylu PRL czy „wielkiego Gatsby’ego” przeszły już do lamusa, ale warto być odważnym i proponować, nawet te najbardziej zakręcone pomysły. Finalnym dopełnieniem i spełnieniem event managera jest widok 2000 uczestników przebranych w różne stroje utrzymane w temacie, poruszających się w gąszczu lian, przez niestabilne mostki i odnajdujących ukryte wiadomości od praprzodków. RODO, RODO I JESZCZE RAZ… RODO Słowo wymieniane z pewnością najczęściej w tym roku. Przed wejściem RODO wszystkich ogarnęła panika, ponieważ nikt chyba do końca nie wiedział, co i jak będzie wyglądać po wejściu nowych przepisów. Strach był odczuwalny nie tylko w agencjach eventowych, ale również u klientów zamawiających wydarzenia. Jednak krok po kroku, z kancelarią prawną, informatykami udało się wypracować konkretne procedury i zabezpieczenia w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Głównymi elementami wdrożenia RODO są zabezpieczone komputery, specjalne szyfrowane maile do przesyłania informacji wrażliwych, szafa pancerna i stosy dokumentów, jakie musimy podpisać z klientem przed wydarzeniem. Czy mogę podać przykład pierwszego 1. Warto sprawdzić, ilu nowych klientów udało Ci się pozyskać. 2. Warto sprawdzić, o ile wzrosły Twoje obroty w stosunku do ubiegłego roku. 3. Warto policzyć wydarzenia, które udało się Ci zorganizować w agencji. Zapamiętaj i zrób bilans zysków i strat Wielu czytelników może nie wierzyć w taki wzrost obrotów, ale to są fakty. A jak udało się to uzyskać? Po pierwszym kwartale postanowiliśmy go podsumować i doszliśmy do wniosku, że dotychczasowy sposób ofertowania nie daje adekwatnych efektów i wspólnie wyznaczyliśmy nową, bardzo odważną strategię ofertowania i kontaktu z klientami. Dziś z perspektywy czasu można powiedzieć, że był to strzał w dziesiątkę. Strategia to jedno, ale innym ważnym aspektem jest obecna sytuacja gospodarcza. Partner wydania: 9
„zderzenia z RODO” w naszej agencji? Tak. Miało to miejsce podczas jednej z organizowanych przez nas imprez plenerowych. Miał to być typowy piknik rodzinny na 3000 uczestników. Ponieważ nie chcieliśmy wchodzić bezpośrednio w posiadanie danych uczestników, poprosiliśmy klienta o wydrukowanie nam list wszystkich osób, jakich możemy się spodziewać na wydarzeniu. Przedstawiciel firmy miał nam je dostarczyć 2 godziny przed eventem, a po jego zakończeniu mieliśmy je protokolarnie zniszczyć. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy dotarły do nas listy z danymi, ale nie były one posegregowane alfabetycznie. Jakby tego było mało, na listach na początku raz było imię, a raz nazwisko. Całości dopełnił fakt, że sporą cześć załogi stanowili pracownicy zza granicy, którzy mieli problem z językiem polskim. Wyobraźcie sobie, jak wyglądała recepcja i jaka kolejka się do niej robiła. Długość drogi do recepcji wynosiła ok. 500 m, obsługa jednej osoby trwała ok. 40 sekund, było 15 osób z naszej strony, każdy miał po 3–4 kartki i szukaliśmy danej osoby. Normalnie 5–6 osób wystarczy do sprawnego wydania takiej liczby talonów i opasek. Po 20 minutach, widząc, co się dzieje, musieliśmy reagować i podjęliśmy z klientem decyzje, które spowodowały, że w 25 minut rozładowaliśmy korek. Tak wyglądał nasz pierwszy kontakt z RODO. A jakie Ty masz doświadczenia? POWROTY KLIENTÓW Jedna z najmilszych chwil w pracy eventowca to ta, kiedy klient wraca po kilku latach. Jak w każdej branży – jedni przychodzą, drudzy odchodzą, a inni chcą spróbować realizacji z kimś innym. Mieliśmy w tym roku kilka takich powrotów. Co ciekawe, forma rozmów z przedstawicielami firm jest całkiem inna niż podczas poprzednich realizacji. Jest spokojniej, bardziej „na luzie” i (co najważniejsze) nie ma już zabawy w żadne przetargi. Budujący jest również fakt, że 80% czasu całej rozmowy jest o czymś innym niż sam przedmiot spotkania, czyli event. Każda strona chce poznać, co w międzyczasie się wydarzyło zarówno zawodowo, jak i prywatnie. Bardzo wzmacnia nas potwierdzanie jakości naszej usługi, dla której w głównej mierze klient decyduje się na ponowne nawiązanie współpracy. Jeżeli można byłoby w wielkim skrócie opisać przebieg takich spotkań, to wygląda to tak: „Mamy tyle i tyle, co możecie nam zaoferować”. Praca w branży eventowej to przede wszystkim emocje i one powodują nawiązanie pewnej relacji z drugą osobą. Jestem przekonany, że to właśnie relacje z klientami będą wiodły prym w kolejnych latach. Podsumowując miniony rok i wchodząc w kolejny, powinniśmy być przygotowani, że zawsze będą rozczarowania, nerwy, ponieważ jest to nieodłączny element naszego życia zawodowego. Funkcjonowanie agencji eventowej, w której wygrywa się wszystkie przetargi, nie ma skoków adrenaliny i nieprzespanych nocy, stałoby się po prostu nudne. Najbardziej jednak chyba cieszy fakt, że doceniana jest przez odbiorców jakość usług, które oferuje polska branża spotkań. Widać, że droga, którą powoli obiera rynek wydarzeń, jest właściwa. Chcemy zdobywać kolejne, eventowe szczyty, rozwijać się i tworzyć unikalne produkcje. Ten rok pokazał po raz kolejny, że nie ma rzeczy niemożliwych i kluczem do sukcesu jest wiara w siebie i swoje kompetencje. Wierzę, że wielu praktyków obserwujących rozwój MICE w pewnym stopniu zaliczy rok 2018 do udanych. PAWEŁ HABERKA // general manager w agencji PowerEvents Założyciel i menedżer wrocławskiej agencji eventowej PowerEvents, od 11 lat specjalizującej się w przygotowaniu imprez firmowych. Zajmuje się zarówno doradztwem w kwestii organizacji, jak i kompleksowym przygotowaniem tego typu wydarzeń. Agencja ma w dorobku ponad 700 udanych realizacji i ponad 300 tys. uczestników przygotowanych przez nią imprez. Wśród dotychczasowych klientów PowerEvents znalazły się firmy z różnych branż, m.in. Electrolux Polska, Grupa Azoty, KGHM, AmRest czy Skanska. NAPISZ DO AUTORA: pawel@powerevents.pl Duża znana korporacja obchodziła swój jubileusz, mieliśmy okazję realizować poprzedni, więc zaproszono nas do złożenia oferty. Osoby reprezentujące klienta były inne, ale wiedziały, że to my przygotowywaliśmy zeszłoroczne wydarzenia. Przeszliśmy cały proces, stworzyliśmy koncepcję i wiele unikalnych rozwiązań. Klient był zachwycony i wszystko szło jak należy. Jednak na samym finiszu nie uzyskaliśmy porozumienia finansowego i musieliśmy podziękować. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
PREZENTOWANIE MOŻLIWOŚCI TECHNOLOGII I WYJAŚNIANIE DZIAŁANIA TO PODSTAWA NASZEJ PRACY „Myślę, że w naszej branży, w której każde wydarzenie jest wyjątkowe, maszyna nie zastąpi człowieka. Nawet jeśli wszystko, co zobaczymy podczas widowiska, będzie jednym wielkim hologramem, to za jego sterami zasiądzie zgrana ekipa doświadczonych techników, realizatorów i event managerów”. // ROZMOWA Z ŁUKASZEM KUBIAKIEM, ZAŁOŻYCIELEM I CZŁONKIEM ZARZĄDU FIRM NALEŻĄCYCH DO TSE GRUPA. // Partner wydania: 11
Na samym początku chciałabym zadać proste, ale niezwykle ważne pytanie. Co należy rozumieć przez technikę sceniczną? Technika sceniczna, czyli technika estradowa, to grupa branż wspomagających realizacje wszelkich wydarzeń z udziałem publiczności – na żywo. Jest to oświetlenie, multimedia, nagłośnienie, sceny, konstrukcje, rusztowania, mechanika sceniczna, czyli wszystko to, czym zajmuje się nasza firma. W swojej grupie mają Państwo ponad 20 lat doświadczenia. Z pewnością przez ten czas samo pojęcie i podejście ludzi do tego typu innowacyjnych rozwiązań uległo zmianom. Jak? Z perspektywy czasu widać, ze innowacja jest motorem naszej branży. Podstawowa zasada, którą kierują się organizatorzy wydarzeń, jest zawsze podobna – musi być widać i słychać w taki sposób, żeby widza jak najbardziej zainteresować i oczarować. Regularnie zatem pojawiają się nowości w technice scenicznej, a co kilka lat następuje mała rewolucja. Ostatnio branża technologii eventowych przyspiesza w niesamowitym tempie. Klienci wręcz domagają się spektakularnych nowości co sezon i przyznam, że jest to dla nas niemałe wyzwanie. Musimy na bieżąco monitorować światowy rynek i sami proponować nietypowe rozwiązania. Czasami bardzo tradycyjna technologia użyta w innowacyjny sposób daje spektakularne efekty. Zdarza się dosyć często, że nowe technologie, które początkowo wydają się przełomem, szybko odchodzą w zapomnienie, nie sprawdzają się. Tak było np. z projekcjami 3D, o których wiele się mówi, ale rzadko się je spotyka na eventach, na żywo. Jak wygląda proces pracy z klientem? Od czego rozpoczyna się współpraca? Przygotowanie eventu na wysokim poziomie to złożony i długotrwały proces. Tak naprawdę realia są bardzo różne. Powiem zatem, jak wygląda nasza wymarzona współpraca z klientem. Zaczynamy tak z pół roku wcześniej, od wstępnej koncepcji, nad którą nasi projektanci pracują wspólnie z reżyserem, scenografem i klientem, trzymając się założonych ram budżetowych i czasowych. Taka wspólna praca koncepcyjna daje naprawdę najlepsze efekty. Bufor czasowy daje możliwość stworzenia kilku wersji wizualizacji, uzyskania wszystkich akceptów klienta, przeprowadzenia wizji lokalnej, narysowania planów technicznych uwzględniających wymagania i ograniczenia wybranej lokalizacji. Dodatkowo każda z tych zmiennych powoduje zmiany w kosztorysie, a tym samym wznawia proces jego akceptacji. Czasami zdarza Rozmawiała: Maria Ledeman Łukasz Kubiak Założyciel i członek zarządu firm należących do TSE GRUPA Sporą część życia spędził we Francji, wyjeżdżając tam w wieku 13 lat. Studiował historię sztuki w Paryżu. Wrócił do Polski w połowie lat 90. W 1996 r. wraz z Piotrem Baskiem założył TSE Laser & Sound. Do dziś zarządzają wspólnie tą i podobnymi firmami pod szyldem TSE GRUPA, zapewniając obsługę techniczną ponad 500 imprez rocznie. Z francuskiego okresu życia pozostało mu zamiłowanie do dobrego wina i muzyki punkrockowej. Według niego sukces pozwoliła mu osiągnąć umiejętność konsekwentnego dążenia do celu. Publiczność wydarzenia A State of Trance, Gliwice 2018 (Źródło: Grupa TSE) Partner wydania: 12 TWARZĄ W TWARZ
się, że w którymś momencie procesu koncepcyjnego wszystko jest wyrzucane do kosza i trzeba zaczynać od początku. Ale mamy na to czas. Na każdym etapie planowania i produkcji wspieramy event managerów właściwie przez 24 godziny. Czasami telefony i maile odzywają się przez całą dobę. Z racji tego, że bardzo często realizujemy kompleksową obsługę techniczną wydarzenia, to wszelkie techniczne i logistyczne uzgodnienia pomiędzy różnymi branżami – riggingiem (ang. oliniowanie – w technice scenicznej wykonanie wszelkiego rodzaju podwieszeń potrzebnych do bezpiecznego montażu urządzeń oświetleniowych, multimedialnych i nagłośnieniowych), oświetleniem, nagłośnieniem czy multimediami – nie wymagają dodatkowych działań ze strony klienta. Wspomniał Pan o wsparciu, jednak nie każda osoba organizująca wydarzenie ma specjalistyczną wiedzę z zakresu technologii. Jak jeszcze pomagacie organizatorom? Na pewno służymy całą naszą wiedzą i doświadczeniem, bo każdy udany event to również wizytówka naszej firmy. Wydaje mi się, że klient nie musi znać wszystkich technologicznych szczegółów, wystarczy, że powie: „chcę to i to”, a my – jeśli zdecydujemy się podjąć wyzwanie – to wykorzystując cały potencjał naszego zespołu, postaramy się dostarczyć założony efekt w optymalny sposób. We współpracy z nami bardzo wiele można zyskać, opierając działania na zaufaniu i dobrej, otwartej komunikacji. Ten model współpracy wspomagamy dokładnymi planami i obliczeniami, przedstawieniem wizualizacji sporządzonych na profesjonalnym oprogramowaniu dedykowanym do projektowania typu Wyswig lub Disguise. Najskuteczniejszym sposobem zaprezentowania rozwiązań technologicznych wciąż jednak pozostaje przeprowadzenie testów i prób w warunkach rzeczywistych. Zdajemy sobie sprawę, że nie zawsze możemy mieć do dyspozycji płytę stadionu lub halę targową na wcześniejsze testy, dlatego proponujemy wykonanie ich w mikroskali. Jako pierwsi macie możliwość przetestowania rynkowych nowości? Działania edukacyjne prowadzimy cały czas. Prezentowanie możliwości technologii i wyjaśnianie działania to podstawa naszej pracy – wszyscy kupujemy oczami. Organizujemy pokazy i warsztaty w naszym studiu w Pruszkowie, uczestniczymy w konferencjach i debatach, prezentujemy nasz sprzęt na targach i wystawach. Zdarza się również, że planujemy z naszymi klientami wyjazdy np. na targi lub do zagranicznych partnerów, aby wspólnie dokładniej rozpoznać możliwości i przydatność proponowanej technologii. Ważne jest, by u naszych partnerów wyzwolić wyobraźnię, pokazać możliwości, jednak niekoniecznie uczyć szczegółów technicznych. Tę specjalistyczną wiedzę pozostawiamy naszym pracownikom. Nasz partner – event manager – powinien zdawać sobie sprawę z potencjału nowych technologii, po to by tworzyć niepowtarzalne koncepcje eventu i umieć je zaprezentować dalej np. swojemu klientowi. Powinien też wiedzieć, w jaki sposób zaplanować produkcję i jakie materiały dostarczyć, by jego realizacja zakończyła się sukcesem. Event manager to ogniwo łączące nas z klientem. Mamy różne wydarzenia. Które z nich stanowią dla dostawcy technologii największe wyzwanie? Konferencje, eventy „na żywo” czy festiwale w plenerze wymagają zupełnie innego przygotowania i zaangażowania. Każdy typ realizacji ma swoją specyfikę. Podczas konferencji często spotykamy prelegentów okazjonalnie występujących na scenie, materiały i prezentacje często pojawiają się na ostatnią chwilę. Na takich konferencjach przewidujemy dodatkowych techników i realizatorów, którzy czuwając nad materiałami, mikrofonami, pilotami itp. zwracają uwagę na szczegóły, pomagają. Z kolei podczas plenerowych festiwali mamy do czynienia z wieloma wykonawcami, szybkimi zmianami na scenie i w konfiguracji sprzętu. Żeby sprawnie przeprowadzić taką produkcję, należy znakomicie zaplanować i wykonać instalację, czasami z dokładnością milimetrową. Kolejny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy planowaniu imprez plenerowych, to oczywiście warunki atmosferyczne, klimat. Chodzi tu o kwestie zapewnienia bezpieczeństwa, ale nie tylko. Takie czynniki jak temperatura, wiatr, ulewy mogą pokrzyżować najbardziej wyrafinowane założenia technologiczne. W lecie, gdy odbywa się 90% imprez plenerowych, mamy również problem krótkich nocy. Brakuje wtedy ciemności na programowanie świateł czy kalibrowanie mappingu. Warto o tym pamiętać. Każdy typ realizacji ma swoją specyfikę. Podczas konferencji często spotykamy prelegentów okazjonalnie występujących na scenie, materiały i prezentacje często pojawiają się na ostatnią chwilę. Na takich konferencjach przewidujemy dodatkowych techników i realizatorów, którzy czuwając nad materiałami, mikrofonami, pilotami itp. zwracają uwagę na szczegóły, pomagają. Wyswig – program wspomagający projektowanie i realizację oświetlenia. Moduł CAD pozwala na stworzenie technicznego projektu oświetlenia i całości sceny, na bazie którego można stworzyć dokładne wizualizacje oraz wirtualnie zaprogramować show. Disguise – media serwer, który umożliwia pracę z wieloma plikami o wysokich rozdzielczościach, a oprogramowanie pozwala na odwzorowanie przygotowywanej realizacji i testowanie planowanych rozwiązań w wirtualnej rzeczywistości. Czym jest Wyswig i Disquise? Partner wydania: 13
Któryś z eventów zapadł Wam wyjątkowo w pamięci? Czym się wyróżnił? W czasie naszej (ponad dwudziestoletniej) historii było ich na pewno wiele, ale siłą rzeczy pamięta się raczej te „naj” – te największe, najbardziej prestiżowe, najdziwniejsze i te, które w danym momencie są dla nas przełomowe, bo wykonujemy je jako pierwsi. Należą do nich m.in. mapping za pomocą 32 laserowych projektorów na płycie boiska do piłki nożnej czy realizacja multimediów i oświetlenia w trakcie jednego z największych festiwali muzyki elektronicznej AirBeatOne Festival w północnych Niemczech. Ale jest ich wiele więcej. Ile osób liczy Wasz zespół, kto odpowiada za delegowanie zadań? Jestem ciekawa, jak to wygląda od strony zaplecza. Przy realizacji eventów pracuje bardzo wiele osób o różnych kompetencjach. Dział handlowy opiekuje się klientami, przygotowuje oferty i prowadzi poszczególne projekty od A do Z. Zatrudniamy obecnie czterech producentów, którzy wspólnie z dwoma designerami i inżynierem z działu projektowego tworzą kreatywne koncepcje i przedstawiają pomysły klientom. Producenci prowadzą klienta od pierwszego spotkania do zamknięcia i podsumowania projektu oraz koordynują całość realizacji – od pomysłu, poprzez wybór rozwiązań technologicznych, przygotowanie dokumentacji wykonawczej, zapewnienie logistyki oraz organizację pracy ekipy montażowej. Drugi filar naszej firmy to dział logistyki i magazynu, który bardzo często pracuje 24 godziny na dobę. Dziesięć osób z tego działu czuwa nad tym, aby sprzęt dotarł na realizację kompletny, sprawny i na czas. Kolejna grupa wspaniałych ludzi z ogromnym doświadczeniem to technicy i montażyści. W tej chwili liczy ona ok. 40 osób. Są to pracownicy związani na stałe z naszą firmą, niektórzy prawie od początku jej Efekty świetlne podczas Airbeat One Festival 2018 (Źródło: Grupa TSE) Widok „zza kulis” podczas Roztańczony PGE Narodowy, Warszawa 2018 (Źródło: Grupa TSE) Partner wydania: 14 TWARZĄ W TWARZ
istnienia. To tak z grubsza. Bo oczywiście jest jeszcze wiele innych osób, np. zajmujących się obsługą biura, finansami, marketingiem, zarządzaniem ekipami, administracją itd. Jak radzicie sobie z sytuacjami kryzysowymi? To oczywiste, że urządzenie może odmówić posłuszeństwa. Podstawowym czynnikiem, który wpływa na ilość awarii, jest jakość i stan sprzętu. Każde urządzenie jest regularnie sprawdzane, czyszczone i serwisowane. Nie oszczędzamy na żarówkach i naprawach – każda lampa w projektorze i w urządzeniu oświetleniowym ma ograniczony czas pracy, używanie jej po przekroczeniu tego czasu grozi poważną awarią w trakcie realizacji. Wszystkie dyski twarde w naszych serwerach i mikserach są regularnie czyszczone, a systemy operacyjne odświeżane. To tylko niektóre działania prewencyjne, które podejmujemy, aby wyeliminować potencjalne awarie. Innym ważnym czynnikiem jest umiejętność zidentyfikowania słabych punktów i wyeliminowanie ryzyka spowodowanego nieprzemyślanym i nieprofesjonalnym sposobem montażu. Chodzi o wyeliminowanie takich sytuacji, w których na pozór wszystko działa wzorowo, ale przypadkowe pociągnięcie za kabel na drugim końcu hali wyłącza cały system. Jeśli chodzi o możliwość wyeliminowanie czynnika przypadkowości, to jest tylko jedno rozwiązanie – zapas. Zapewnienie zapasowych urządzeń wszelkich możliwych części infrastruktury technicznej, począwszy od miksera, media- -serwera, aż po główne źródło zasilania eliminuje ryzyko niepowodzenia prawie do zera. Podnosi to koszt realizacji, jednak coraz częściej klienci nie wahają się przeznaczyć dodatkowych kilku procent budżetu po to, by zapewnić wszystkim spokojny sen. Możecie zdradzić, co przyniesie nam przyszłość eventowych technologii? Na co powinni przygotować się event managerowie? Sądzę, że szybko będzie rozwijać się automatyka sceniczna, wprowadzająca w ruch różne elementy techniki i scenografii, w powiązaniu z użyciem systemów śledzenia ruchu, dźwięku przestrzennego i projekcji dookólnej na ruchomych obiektach. Takie możliwości daje m.in. nowy system Blacktrax (system umożliwiający śledzenie obiektów światłem, dźwiękiem i obrazem w czasie rzeczywistym). Kolejny element, który będzie miał duży wpływ na realizacje w ciągu najbliższych kilku lat, to integracja systemów sterowania. Światło, multimedia i dźwięk poprzez unifikacje protokołów będzie można projektować i realizować przy użyciu jednego systemu sterowania. Z drugiej strony może nastąpić pewien przesyt technologii. Popularne staną się eventy z bardzo minimalistyczną lub wręcz ukrytą technologią. Ale chyba technologia nie zastąpi pracy event managerów? Myślę, że w naszej branży, w której każde wydarzenie jest wyjątkowe, maszyna nie zastąpi człowieka . Nawet jeśli wszystko, co zobaczymy podczas widowiska, będzie jednym wielkim hologramem, to za jego sterami zasiądzie zgrana ekipa doświadczonych techników, realizatorów i event managerów. Publiczność podczas Undercity Festival 2018 (Źródło: Grupa TSE) Partner wydania: 15
Działając na tak ciężkim i coraz bardziej konkurencyjnym rynku, jakim jest organizacja eventów, stoimy przed wieloma wyzwaniami. Według event managerów jednym z największych z nich jest określenie, kim jest klient (czyli uczestnik wydarzenia) oraz w jaki sposób określić, ile takich osób jest na rynku. Następnie trzeba oszacować, do ilu uczestników realnie jesteśmy w stanie dotrzeć oraz jak dużą grupę osób przekonać do przybycia właśnie na nasze wydarzenie. Jeżeli planujesz organizację wydarzeń na 2019 r. i późniejsze lata, zachęcam Cię już teraz: przemyśl, kto będzie Twoim klientem oraz w jaki sposób dać mu to, czego potrzebuje. PO CO MAMY TO ROBIĆ? W celu poznania potencjału rynku oraz określenia, czy na organizowane przez Ciebie wydarzenie zarejestruje się odpowiednia liczba uczestników. Nieważne, czy organizujesz wydarzenia bezpłatne, targi, konferencje, meetupy, czy prestiżowe, zamknięte spotkania. Dobre określenie persony zakupowej, czyli uczestnika eventu, pozwoli Ci: ∞∞ Przygotować założenia finansowe i określić wysokość budżetu. ∞∞ Określić kierunek prowadzonych działań marketingowych. ∞∞ Zrozumieć, w jaki sposób komunikuje się Twój klient. ∞∞ Oszacować, jak dużą liczbę klientów możesz pozyskać. ∞∞ Dowiedzieć się, w jakich miejscach przebywają Twoi uczestnicy. ∞∞ Zrozumieć, co jest dla nich ważne. To wszystko pozwoli Ci efektywniej prowadzić działania marketingowe, sprzedażowe oraz dostosować całe wydarzenie do oczekiwań idealnego klienta. W jaki sposób możemy to zrobić? Jeszcze niedawno zabieg polegający na badaniu rynku wymagał od nas zainwestowania kilkudziesięciu lub kilkuset tysięcy złotych, aby sprawdzić rynek. Teraz zadanie jest dużo łatwiejsze. Określenie awatara Twojego klienta, czyli persony zakupowej, a operując prostszym nazewnictwem: perfekcyjnego klienta, wymaga przejścia przez kilka etapów. Składają się one na moją autorską metodę, którą opracowałem i zweryfikowałem nie tylko na rynku polskim, ale również na terenie już blisko 70 krajów. Solidne przygotowanie person zakupowych wpłynęło na to, że już pierwsze organizowane przez nas wydarzenie dla branży technologicznej uzyskało bardzo zadowalające wyniki. Techniki pozwoliły nam również właściwie docierać do odpowiedniej liczby klientów z zagranicy. 1. BRAINSTORMING Jeżeli jest to Twoje pierwsze wydarzenie lub przygotowujesz np. zupełnie nową konferencję do nowej grupy docelowej, to zacznij w pierwszej kolejności od tego ćwiczenia. Zadaj sobie lub zespołowi, który pracuje nad przygotowaniem eventu pytania, które pozwolą Ci zbudować profil Twojego idealnego klienta. W znacznej części przypadków nie będziesz operować wyłącznie na jednej personie zakupowej; będziesz musiał zbudować ich co najmniej kilka. W naszym przypadku, biorąc pod lupę wydarzenie Wolves Summit, które już 8-krotnie UCZESTNIK EVENTU? POZNAJ PERSONĘ OD PODSZEWKI I ODPOWIEDZ NA JEJ POTRZEBY Z artykułu dowiesz się: Na co pozwoli Ci dokładnie scharakteryzowanie uczestnika Twojego eventu. Czym jest Brainstorming. Jakie konkretne pytania powinieneś sobie zadać, by poznać cele, pragnienia i charakter uczestników. Jak możesz wykorzystać analitykę systemu Wistia i Hubspot oraz narzędzia do analizy trendów. Tekst: Marek Piasek Solidne przygotowanie person zakupowych wpłynęło na to, że już pierwsze organizowane przez nas wydarzenie dla branży technologicznej uzyskało bardzo zadowalające wyniki. Techniki pozwoliły nam również właściwie docierać do odpowiedniej liczby klientów z zagranicy. Partner wydania: 16 MARKETING I PROMOCJA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==